Simplification et automatisation de votre gestion des notes de frais en respect avec votre politique voyages


Notys est un logiciel avec un double avantage :

pave-contactPour vos salariés grâce à une saisie assistée, full web, un accès en temps réel à l’état de leurs notes de frais via une interface simple et intuitive.

Pour vous, dirigeants, c’est un bénéfice financier grâce aux gains de temps et productivité en contrôlant, de manière automatique, le respect de votre politique voyages et en ayant, en temps réel, des indicateurs de suivi à 100%

Les principales fonctionnalités  de Notys…

Pour votre gestionnaire de voyages :

  • Réception automatique des demandes,
  • Traçabilité des échanges,
  • Gestion des urgences, priorités,
  • Système d’alerte des modifications effectuées par le demandeur (horaires, classes…),
  • Gestion des demandes de dépenses exceptionnelles.

Pour vos collaborateurs :

Le collaborateur saisit sa note de frais avec une prise en compte :
  • Du respect de votre politique voyages : règles internes en matière de remboursement des frais (réel plafonné, forfait, indemnités kilométriques, …),
  • Des devises (locales et étrangères),
  • Des règles fiscales en vigueur comme notamment la gestion des différents taux de TVA
  • De vos affectations analytiques (à l’affaire, au projet, selon votre organisation…).
Le collaborateur, à tout moment, a une visibilité sur l’état d’avancement de sa demande (validation, commentaires associés) et associer des pièces jointes et reçoit des mails le tenant informé des différentes étapes de validation jusqu’au règlement.

Pour vos responsables et chefs de service :

  • Interface de validation simple avec une vue des pièces jointes (justificatifs numérisés, factures…),
  • Mise en exergue des anomalies pour faciliter la validation (dépassement de montant autorisé, jour férié, week-end),
  • Workflow intégrant jusqu’à 6 étapes successives avant la validation finale avec une possibilité de retourner à la note de frais à son propriétaire pour correction, refuser une ou plusieurs lignes…,
  • Interface de validation existante sur Smartphone.

Pour votre service comptabilité :

  • Calcul de la TVA pré établit et possibilité de ventilation analytique, répartition par taux de TVA récupérable,
  • Pointage des justificatifs et possibilité de relance automatique des utilisateurs en cas de problème,
  • Bascule automatique des écritures en comptabilité, paie et/ou ERP quel que soit l’éditeur ,
  • Automatisation des règlements possible par édition de virement aux normes SEPA prêt à être transmis à vos banques,
  • Edition et extraction automatique nécessaires à votre N4DS ou TVTS.

Pour votre responsable financier, RH :

Mise à disposition d’un reporting global intégré et paramétrable pour répondre à vos propres besoins.

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