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Notys notes de frais

Description

Gestion des notes de frais

Pour vos salariés par une saisie assistée, full web, un accès direct à leurs notes de frais via une interface simple et intuitive.

Pour vous, dirigeants, c’est un bénéfice financier (gains de temps et productivité) tout en contrôlant automatiquement le respect de votre politique de frais.

  • Réception automatique des demandes
  • Traçabilité des échanges, des demandes de dépenses exceptionnelles…
  • Alerte des modifications effectuées par le demandeur (horaires, classes…)

Le collaborateur saisit sa note de frais avec prise en compte :

  • Des règles internes en matière de remboursement des frais (réel plafonné, forfait, indemnités kilométriques, …)
  • Des devises (locales et étrangères)
  • Des règles fiscales en vigueur (gestion des taux de TVA)
  • Selon votre organisation les affectations analytiques (à l’affaire, au projet…)
  • Le collaborateur a une visibilité sur l’état d’avancement de sa demande en y associant des pièces jointes et reçoit des mails le tenant informé des différentes étapes de validation jusqu’au règlement.
  • Interface de validation simple des frais et pièces jointes (justificatifs numérisés, factures…)
  • Mise en exergue des anomalies facilitant la validation (dépassement de montant autorisé, jour férié week-end)
  • Workflow intégrant toutes les étapes de votre organisation avant la validation finale et possibilité de retourner à la note de frais l’initiateur pour correction, refus d’une ou plusieurs lignes…
  • Interface de validation disponible sur Smartphone
  • Contrôle et/ou calcul de la TVA, ventilation analytique, répartition par taux de TVA récupérable…
  • Pointage des justificatifs, relance automatique des utilisateurs si anomalies
  • Bascule automatique des écritures en comptabilité, paie et/ou ERP quel que soit l’éditeur
  • Automatisation des règlements de virement aux normes SEPA pour être transmis à vos banques
  • Edition et extraction automatique nécessaires à votre N4DS ou TVTS
  • Accès direct ou reporting global intégré et modulable répondant à vos besoins évolutifs

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